Skjerpede skatteregler for arbeidsgivere fra 1. januar 2019

Fra 1. januar 2019 er det innført endringer for naturalytelser hvor arbeidsgiveres krav er skjerpet. Dette gjelder flere forhold, blant annet skattlegging og rapportering av tips, tredjepartsytelser, bonuspoeng og rabatter som har tilknytning til arbeidsforholdet. Nedenfor følger en gjennomgang av de nye reglene.

Skattlegging av naturalytelser og tredjepartsytelser

Enhver økonomisk fordel mottatt i arbeidsforhold er skattepliktig, med mindre det er gitt særskilt skattefritak. Rabatter den ansatte mottar som følge av arbeidsforholdet er derfor i utgangspunktet skattepliktig. Når en ansatt mottar rabatt fra andre enn arbeidsgiveren (fra en tredjepart) er utgangspunktet for vurderingen av skatteplikt om det foreligger tilstrekkelig sammenheng mellom den mottatte (rabatterte) ytelsen og arbeidsforholdet.

Fra og med 1. januar 2019 har arbeidsgiver ansvar for å innrapportere, foreta forskuddstrekk og betale arbeidsgiveravgift for alle naturalytelser den ansatte mottar enten det gjelder direkte i arbeidsforholdet eller fra en tredjepart.

Hvilke rabatter som skal fordelsbeskattes

Ytelser fra en tredjepart som den ansatte mottar som følge av ansettelsesforholdet anses som en skattepliktig fordel. Dette vil for eksempel gjelde private reiser eller andre ytelser gitt fra forretningspartnere. Fordeler i form av bonuspoeng, kickbacks osv som tilfaller arbeidstakeren fordi kjøpet er foretatt i arbeidstakers navn/betalingskort, skal anses som skattepliktig fordel vunnet ved arbeid, forutsatt at fordelen benyttes privat.

Rabatter fra andre enn forretningspartnere er også skattepliktige dersom arbeidsgiveren gir noe tilbake til tredjeparten for at ansatte skal få prisavslag (bytteforhold). Det er ikke skatteplikt dersom arbeidsgiveren kun formidler et rabattilbud.

Dersom disse ytelsene representerer en fordel man mottar som følge av arbeidsforholdet, vil ytelsen være skattepliktig fra første krone, med mindre skattefritaket for personalrabatter kommer til anvendelse, jf mer om dette nedenfor. Dette kan være aktuelt for rabatter fra visse forretningspartnere.

Dersom det er etablert ordninger med rabatter gjennom ansettelsesforholdet fra andre enn arbeidsgiver, må arbeidsgiver sikre at han får tilgang til informasjon om de rabattene som gis.

Skattefritak for personalrabatt

Det er fra 1. januar 2019 innført klarere regler for skattefritaket for personalrabatter. Personalrabatter er skattefrie inntil en verdi på kr 7 000 i året, såfremt rabatten ikke overstiger 50 prosent av omsetningsverdien i sluttbrukermarkedet for den enkelte varen eller tjenesten. Beløpsgrensen gjelder per arbeidsgiver.

Rabatt hos kunder eller leverandører kan omfattes av reglene om personalrabatt hvis varen eller tjenesten omsettes i arbeidsgivers virksomhet. Rabatter som gis ansatte innen samme konsern behandles etter reglene om personalrabatter. Samlet personalrabatt som overstiger beløpsgrensen er skattepliktig med overskytende beløp.

Rapporteringsplikt

Arbeidsgivere har plikt til å rapportere, innberette forskuddstrekk og betale arbeidsgiveravgift av alle fordeler i arbeidsforholdet, uavhengig av om fordelen mottas direkte fra arbeidsgiver, gjennom arbeidsgivers forretningspartner eller en tredjepart.

Det må trekkes en grense mot tilfeller der det foreligger en arbeidsavtale også mellom arbeidstakeren og den tredjeparten som gir ytelsen.

Arbeidsgiveren må få opplysningene om ytelser de ansatte mottar enten fra tredjemann eller fra arbeidstakeren selv. Arbeidsgiveren må ha rutiner som sikrer denne informasjonsflyten. Dersom arbeidsgiveren ikke har relevant informasjon til å oppfylle rapporteringsplikten, må verdien fastsettes ved skjønn basert på de opplysningene arbeidsgiver har.

Det vil ikke pålegges reaksjoner eller sanksjoner for brudd på rapporteringsplikten dersom arbeidsgiveren har gjort det som med rimelighet kan forventes for å få informasjon fra arbeidstakeren. Den pliktige innrapporteringen skal som hovedregel skje når beløpet utbetales eller ytelsen gis. Rapporteringsplikten er utsatt med to måneder for rabatter via forretningspartnere slik at arbeidsgiver får tilstrekkelig tid til å fremskaffe opplysninger for å vurdere skatteplikt, verdsetting, tidfesting, beregne forskuddstrekk og betale arbeidsgiveravgift.

Særlig om privat bruk av bonuspoeng

Bonusytelser fra flyselskap mv som er opptjent i jobbsammenheng er tredjepartsytelser som er skattepliktig som fordel vunnet ved arbeid når poengene benyttes privat. Fordelen skal verdsettes til det den samme reisen eller oppholdet ville kostet på samme tidspunkt uten bruk av bonuspoeng. Prisen på bestillingstidspunktet skal legges til grunn.

Fra og med 1. januar 2019 er arbeidsgiver ansvarlig for innrapportering av privat uttak av bonuspoeng. For bonuspoeng opptjent før 1. januar 2019 har arbeidsgiver ingen rapporteringsplikt. Den ansatte må selv ta dette med i skattemeldingen som før.

Ved skifte av jobb skal bonusytelser som er opptjent hos tidligere arbeidsgiver rapporteres av denne når poengene benyttes privat. Bakgrunnen for det er at rapporteringsplikten er knyttet til den som yter fordelen.

Bonuspoeng kan benyttes til kjøp av varer og tjenester i tillegg til reisen. Man kan også oppnå en rekke fordeler dersom man eier sølvkort/gullkort uten å betale for det. Fordeler som ikke kommer som følge av betaling eller bruk av bonuspoeng (oppgradering av flybilletter eller hotellrom, mat, inngang til lounge, «fast track» mv) kan i mange tilfeller ikke angis i kroneverdi fordi fordelen kun kan kjøpes med bonuspoeng eller ved bruk av særskilte kort. Slike fordeler skal av praktiske årsaker ikke innrapporteres eller skattlegges. Heller ikke kjøp av tilleggsytelser og tilleggstjenester til reisen slik som «fast track» og adgang til lounge, skal innrapporteres når dette kjøpes først på reisetidspunktet.

Dersom en både har opptjent bonuspoeng privat og gjennom jobb, har skatteetaten lagt til grunn at privat opptjente bonuspoeng benyttes først, eventuelt at det skal foretas en forholdsmessig fordeling.

I praksis antas at mange arbeidsgivere ikke vil tillate at det opptjenes bonuspoeng på jobbreiser. Dette for å unngå den praktiske og administrative oppfølgningen ved verdsettelse og innrapportering.

Endringer i reglene for enkelte skattefritak

Det er foretatt endringer og moderniseringer av reglene for enkelte skattefritak, blant annet gaver, overtidsmat og fri avis.

  • Gaver mottatt i arbeidsforhold er i utgangpunktet skattepliktig. Gaver gitt i spesielle anledninger vil være skattefrie innenfor fastsatte beløpsgrenser. Det er fra 2019 gjort justeringer på de skattefrie beløpene. I tillegg vil vilkårene for å motta gaver også gjelde for gaver fra tredjepart.
  • Fra 2019 kan arbeidstaker få ett måltid skattefritt innenfor en bestemt sats dersom vedkommende arbeider minst 10 timer sammenhengende. Tidligere var det fravær fra hjemmet som var det avgjørende. Den skattefrie satsen er satt til kr 200.
  • Reglene knyttet til fri avis har fra 2019 blitt endret til at det stilles som vilkår at ansatte som har «tjenstlig behov» for ett eller flere abonnementer eller nyhetstjenester skal få dette dekket av arbeidsgiver. Det er ikke lenger krav om at den ansatte selv må abonnere på minst én dagsavis.
  • Skattefritaket for arbeidsgivers dekning av barnehageutgifter er opphevet.

Tips skal innrapporteres og beskattes

Tips er skattepliktig inntekt for mottakeren. Arbeidsgiver er fra 1. januar 2019 pliktig til å innrapportere, foreta forskuddstrekk og betale arbeidsgiveravgift av tips som den ansatte mottar. Dette innebærer i praksis at arbeidsgiver må ha oversikt over all tips som mottas fra kundene, og hvordan tips fordeles mellom de ansatte. Rapportering skjer som ved ordinær lønn via a-meldingen.

Kostdekning ved yrkes- og tjenestereiser

Når det gjelder yrkes- og tjenestereiser innenlands og utenlands vil Skattedirektoratet fastsette skattefrie satser avhengig av fremforhandlede godtgjørelsesatser i statens særavtaler, og de skattefrie satsene gjelder likt for reiser innad i Norge og utenlands. Dette innebærer at dersom godtgjørelsen følger statens særavtaler, vil en del av godtgjørelsen kunne bli skattepliktig.

På dagsreiser i 2019 er de skattefrie satsene 200 kroner for reiser mellom 6-12 timer, og 400 kroner for reiser over 12 timer.

For reiser med overnatting på hotell er skattefri kostsats kr 578, ved overnatting på pensjonat mv. uten kokemulighet kr 161. Dersom man overnatter privat eller på hybel/brakk med kokemulighet er kostsatsen kr 89.

Særlig for pendlere

Fradragsrett for merkostnader til kost og losji ble i 2018 opphevet for pendlere med muligheter til å oppbevare og tilberede mat i pendlerboligen. Dersom arbeidsgiver dekker slike merkostnader til kost og losji, skal altså dekningen skattlegges som lønn. Dersom det ikke er mulig å tilberede og oppbevare mat i pendlerboligen vil det være fradragsrett, men fradraget er i så fall tidsbegrenset til 24 måneder.

For pendlere som kun kan motta skattefri kostdekning for opphold i pendlerbolig uten kokemuligheter, gjelder satser på hhv kr 578 ved overnatting på hotell og kr 161 ved overnatting på pensjonat mv fra 2019.

Det er viktig at arbeidsgivere har gode rutiner

De nye reglene innebærer merarbeid for arbeidsgivere som enten tilbyr rabattordninger til de ansatte, eller har ansatte som mottar ytelser fra tredjeparter. Også arbeidsgivere i servicenæringen vil få merarbeid med innrapportering mv. av tips de ansatte mottar fra kundene. Det er derfor viktig å innarbeide gode rutiner for hvordan arbeidsstedet skal håndtere rabattordninger, i tillegg til å ha god oversikt over hvilke rabattordninger som tilbys.

Arbeidsgivere bør etablere rutiner for hvordan ansatte skal melde fra om bruk av rabattordninger eller mottak av ytelser fra tredjemenn. Dette kan for eksempel inntas i personalhåndbok og/eller innarbeides i arbeidsavtaler. Endring av arbeidsavtalen krever samtykke fra de ansatte.

Arbeidsgivere må videre ha rutiner for selve innrapporteringen av arbeidstakernes fordeler. Dette er viktig for å unngå sanksjoner for brudd på rapporteringsplikten.