Tilbakelevering av næringslokaler ved opphør av leieforhold

Leieforholdet nærmer seg avslutning og lokalene skal tilbakeleveres til utleier. Ett av de mange spørsmålene som gjerne dukker opp denne hektiske perioden knytter seg til i hvilken stand skal lokalene tilbakeleveres.

Hvilken standard næringslokalene hadde ved leieforholdets begynnelse er av avgjørende betydning for hva utleier kan kreve av leietaker ved tilbakelevering. Likevel ser man at dette, i mindre grad enn for eksempel fjerning av endringer gjort i lokalene, blir gjort til et forhandlingstema ved kontraktinngåelsen. Det er særskilt i leietakers interesse å få fastslått hvilken standard lokalene har og skal ha for å unngå tvist med utleier i etterkant.

Utgangspunktet fremgår av Husleielovens § 10-2 2.ledd:

“Er ikke annet avtalt, skal husrommet med tilbehør være ryddet, rengjort og i samme stand som ved overtakelsen, bortsett fra den forringelse som skyldes alminnelig slit og elde, og de mangler som utleieren selv plikter å utbedre.”

Innenfor næringsleie benyttes det nesten systematisk mer eller mindre standardiserte kontrakter for definisjon av leietakers forpliktelser. Husleielovens § 10-2 er av de delene av loven som kan fravikes ved avtale, og det er i de flest kontraktene som benyttes gjort endringer i bestemmelsen om tilbakelevering.

Meglerstandarden har organisert dette slik i 20 (2):

“Ved fraflytting skal Leietaker tilbakelevere Leieobjektet ryddet, rengjort, med hele vindusruter og for øvrig i kontrakts- og håndverksmessig godt vedlikeholdt stand og med samtlige nøkler/adgangskort. Dersom vedlikeholdsplikten etter punkt 13 er oppfylt med alminnelige intervaller i Leieperioden, aksepterer Utleier normal slit og elde frem til fraflytting. For endringer foretatt av Leietaker i Leieperioden, gjelder reguleringen i punkt 15.“

Hva som er riktig stand å tilbakelevere lokalene i kan derfor dels opp i tre spørsmål.

Hva fremgår av leiekontrakt og av husleieloven?
Hva innebærer kontrakts- og håndverksmessig godt vedlikeholdt stand?
Hva er akseptabel «normal slit og elde»?

1. Utgangspunktet er at uteleieobjektet skal tilbakeleveres i den stand de hadde ved overtagelse «opprinnelige stand».

Leiekontrakten inneholder gjerne en beskrivelse av hvordan lokalet var ved overlevering, typisk i form av en kravspesifikasjon for lokalene utarbeidet i forkant av avtaleinngåelsen. Kravspesifikasjonen blir gjerne produsert av eksterne konsulenter som flyttefirmaer, tekniske konsulenter mv., med fokus på å skulle definere hvordan lokalene skal tilpasses leietakers bedrift. Denne er i stor grad med å danne utgangspunkt for hva som skal tilbakeleveres til gårdeier. Der hvor gårdeier har spesialtilpasset lokalene for leietaker i forkant av innflytning, bør leietaker ved tilbakelevering ha i bakhodet hva lokalene senere skal benyttes til. Hvis leietaker er eneste virksomhet som benytter denne typen tilpasning, vil det være nyttig å avklare hvilke stand utleier forventer tilbakelevert tidlig, da dette fort kan medføre besparelse både hos utleier og hos leietaker.

Leiekontrakten har ofte i disse tilpasningstilfellene egne bestemmelser om hvem som blir eier av innredningen/tilpasningen i løpet av leieperioden, og utleier kan ha berettigede forventninger til at leietaker fjerner de installasjoner som ble gjort i forkant av innflytting.

Er leiekontrakten taus om stand ved tilbakelevering foreligger det ofte protokoll fra overtagelsen som definerer hvilke stand lokalene på nettopp dette tidspunktet. Videre kan det fra perioden etter overtagelse foreligge dokumentasjon på kommunikasjon mellom leietaker og utleier angående reklamasjoner eller tilsvarende avklaringer. Disse kan også i seg selv være definerende for hvilke forpliktelser som foreligger hos leietaker. Leietaker bør derfor på samme måte som utleier holde orden på denne kommunikasjonen, slik at de forhold som berører tilbakelevering kan belyses.

2. Kontrakts- og håndverksmessig godt vedlikeholdt stand

Kontrakten oppstiller her to kumulative vilkår; Kontraktsmessig godt vedlikeholdt stand, og håndverksmessig godt vedlikeholdt stand. Dette er i utgangspunktet spørsmål om kvantitet og kvalitet på vedlikeholdet leietaker skal ha foretatt i perioden leietaker har disponert lokalene.

Hva som er riktig omfang av vedlikehold i leieperioden vil avhenge av bruk, slitasje og leietid. Det er ofte lurt av leietaker å fastsette en vedlikeholdsplan tidlig i leieforholdet, og få utleier til å akseptere denne. Det forhold at det skal lages en vedlikeholdsplan, bør allerede under kontraktsforhandlingene innarbeides i kontraktens punkt 13. Hvis denne da er fulgt vil man kunne tilbakelevere uten ytterligere kostnader som typisk vil kunne oppstå som følge av vedlikeholdsetterslep.

Spørsmålet om kvalitet gir seg selv. Det er ikke noe krav om fagbrev eller kvalitetsstempel på de som skal gjennomføre vedlikeholdet, med mindre det er arbeid som krever spesialkompetanse, slik som rørleggerarbeid, elektrikerarbeid med videre. Ut over dette må det kunne krevers at det arbeidet som utføres har verdi som vedlikehold, altså at det som gjennomføres må være av en hvis standard.

3. Normal slit og elde

Utgangspunktet for tilbakeleveringen er som sagt at lokalene skal leveres tilbake til utleier i samme stand som ved overtagelse.

Dette er både en bevisplasseringsregel og en regulering av hva det er leietaker betaler for i form av husleie. Leietaker skal som det klare utgangspunkt betale leie for disponering av arealet som inngår i leieforholdet, og ikke for retten til å redusere eiendommens verdi. Utleier har en berettiget forventning om å kunne videreføre husleiestrømmen også i perioden etter utflytting. Hvis leietaker skulle ha rett til å slite ned lokalene ville dette måtte ha en konsekvens på leieprisen, da utleier vil måtte prise inn kostnaden ved rehabilitering og tiden etter tilbakelevering.

Som en følge av at det kan være vanskelig å fastslå hva som var den reelle slitasjen på enkelte overflater eller enkelte installasjoner har man laget bestemmelsen om at utleier må tåle at leietaker tilbakeleverer lokalene med normal slit og elde, så lenge normalt vedlikehold er gjennomført i leieperioden. Denne organiseringen av vedlikeholdsplikten er forsvarlig samfunnsøkonomisk, da det medfører at vedlikeholdet leietaker skal gjennomføre, nettopp kan gjennomføres mens leietaker har nytte av dette arbeidet, og ikke kun for å tilbakelevere lokalene. Det kan også medføre at leietakers vurdering av lokalene ved kontraktsavslutning er annerledes, slik at man lettere overveier forlengelse av eksisterende leiekontrakt, istedenfor å gjennomføre en flytting.

Hva som er det nærmere innholdet i selve begrepet må vurderes konkret i det enkelte tilfellet, men det er naturlig å se hen til leieobjektets tiltenkte bruk og den slitasje en kan forvente av denne virksomheten, samt hvorvidt leietaker har opptrådt med tilstrekkelig aktsomhet. Leieforholdets varighet vil naturlignok ha betydning. Videre vil enkelte av utleieobjektets overflater har lengre levetid enn det enkelte leieforhold. Vedlikeholdet av disse overflatene er derfor viktig i leieperioden, slik at disse ikke må byttes ut ved avslutning, men kan overleve inn i neste leieforhold. Dette er typisk for overflater på gulv, himlinger, teknisk infrastruktur mv. Valg av materialer vil naturlignok spille inn på hva som regnes som normal slit og elde.

Enkelt kan man si at forberedelse til tilbakelevering starter allerede under kontraktsforhandlingene, ved at standard for tilbakelevering er et av de punktene partene bør ha fokus på. Det er derfor viktig at standarden på det man overtar blir godt definert, slik at det er lett å si noe om hva som skal leveres tilbake. Videre er det viktig at leietaker kort tid etter overtagelse av lokalene lager en vedlikeholdsplan, og aller helst i samarbeid med utleier, slik at utleier her kan sette standarden og dermed sørge for at tilbakelevering kan gå enkelt.

Til slutt er det viktig at man gjennomfører en tidlig befaring med utleier, hvor det lages en oversikt over hva utleier forventer av leietaker ved fraflytting.

Uansett, ikke bli overrasket over at lokalet fremstår i dårligere stand enn hva antatt etter at leietakers møbler og utstyr er flyttet ut. Det er mye som dekkes over av inventaret og som også krever vedlikehold i løpet av en leieperiode. Sørg derfor for å ha tilstrekkelig tid til at dette kan gjøres etter fraflytting, og før kontrakten løper ut.

For å gjøre prosessen med administrasjon av vedlikeholdet litt lettere for leietaker har vi laget tre standardmaler; overtagelsesprotokoll ved overtagelse av nytt leieobjekt, vedlikeholdsplan for lokalet, og tilbakeleveringsprotokoll ved utleiers og leietakers befaring etter standardkontraktens pkt. 20 (4).

Denne artikkelen ble først publisert på nettsidene til Næringseiendom, naringseiendom.no.

Kontaktpersoner:

Per Vinje
Partner/Advokat
Telefon: 900 47 633
per.vinje@hammervollpind.no

Marianne Marny Borge Brogård
Advokatfullmektig
Telefon: 452 56 204
marianne.brogaard@hammervollpind.no